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如何有效率地记笔记?

推荐鱼骨笔记术——谁都能掌握!现在立刻就能开始的简单方法。

鱼骨的书写方法
鱼骨法,顾名思义,是将信息整理成鱼骨形状的一种笔记法。整体印象就是将鱼骨画在纸上。

基本顺序是写出鱼头,然后写背骨,然后是大刺,然后是小刺,按照这样的顺序书写即可。

头、背骨、大刺、小刺就这样!

下面会分 6 个步骤详细介绍应该如何书写。大家可以参考图 1–1 来进行理解。

在书写鱼骨之前,需要准备笔和纸。如前文所述,什么样的笔和纸都可以。

(1)鱼头
决定笔记的主题,然后将主题写在纸张中央的最左端,用方框或圆圈将其框起来。请将这看作鱼头。

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图 1–1 书写鱼骨的 6 个步骤

(2)鱼的背骨
沿着鱼头向右画一条(有箭头的)粗线。这是鱼的背骨。

(3)鱼的大刺
将主题分为 3~8 个副主题,并将其分布于背骨的周围,用方框或圆圈框起来,然后朝着背骨的方向画出有箭头的线。这是鱼的大刺。

(4)鱼的中刺
在各个副主题引申出的大刺周围进行更详细的内容补充,然后向着大刺的方向画出带有箭头的线。这是鱼的中刺。

(5)鱼的小刺
在中刺的周围进行更加详细的内容补充,向着中刺的方向画出带有箭头的线。这是鱼的小刺。

(6)鱼的毛刺
如果需要进一步书写详细内容,可以继续在鱼骨周围进行补充,然后用带有箭头的线将其与上一级鱼骨进行连接。这就是鱼的毛刺。如果依然有需要,还可以继续写出毛毛刺、毛毛毛刺……进行细分化。

刚开始不用想得太复杂,先拿起笔来试着写一下吧!

试着用「鱼骨」描述葡萄酒的知识
为了掌握鱼骨的书写方法,来试着写一个例子吧(见图 1–2)。

以什么作为题目都可以,在这里,我们试着写一写关于葡萄酒的知识。

假设我们将要去一家法式餐厅吃饭。

为了能够掌握一些关于葡萄酒的知识,上网进行查找,然后将网上找到的资料做笔记。

这个例子以互联网上的免费百科事典「维基百科」当中葡萄酒的信息作为信息来源。

如果有条件的话,可以在维基百科上用「葡萄酒」作为关键词进行检索,一边参考维基百科的信息,一边试着画出鱼骨。

主题是「葡萄酒的基础知识」。

什么样的纸和笔都可以,那么这次就用一张纸和一支铅笔吧。

(1)鱼头
首先,画出鱼头。将一张 A4 大小的纸横过来放,在纸的中间最左端写下题目「葡萄酒的基础知识」,然后用方框或者圆圈框起来。

(2)鱼的背骨
然后,画出鱼的背骨。从右侧向着鱼头(主题)的方向画一条有箭头的粗线。在这之后,想象着以这根背骨为轴,将搜集到的与主题相关的信息写在周围。

(3)鱼的大刺
为了画出鱼的大刺,可以先看着鱼头和背骨,将 3~8 个想知道的关于「葡萄酒的基础知识」(副主题)或能想到的内容写在背骨的周围,用方框或圆圈框起来。

例如,写下「什么是葡萄酒(概要)?」「葡萄酒的产地」「葡萄酒的制作方法」「关于葡萄酒的故事」等 5 个副主题,然后向着背骨的方向斜着画出带有箭头的线。

(4)鱼的中刺
将目光转移到各个副主题,添加更详细的信息。例如在「什么是葡萄酒(概要)」的大刺周围追加「种类」和「成分」做中刺。

同样,在「产地」的大刺周围添加「欧洲」「新世界」「日本」「其他」等关键词做中刺。

到这一层级时,对于是否要将关键词圈起来,没有特殊的要求。如果纸面的空间够用,用圆角的长方形将内容框起来,会更方便阅读。

(5)鱼的小刺
从大刺「什么是葡萄酒(概要)?」开始,到中刺「种类」等展开,然后再用小刺进一步详细化。

从中刺的「种类」开始,包括「红葡萄酒」「白葡萄酒」「无醇葡萄酒」「起泡酒」等等。

同样,在大刺「产地」周围的中刺「欧洲」,可以添加「法国」「意大利」「西班牙」「德国」「其他地区」等详细内容。

在小刺「法国」的周围还可以添加「波尔多(西南部)」「罗讷(南部)」「卢瓦尔(中部)」「香槟(东北部)」等法国不同的葡萄酒产区。

将每一根小刺都向「法国」方向画出带有箭头的线。

在周围补充了更为详细的内容后,朝着中刺的方向画带有箭头的线。

(6)鱼的毛刺
还可以将小刺的信息进行进一步补充和丰富。

例如,红葡萄酒是由黑葡萄或红葡萄制作的,与肉类搭配更好。

白葡萄酒是由白葡萄制作的,与鱼类菜品搭配更好。

在这里,就可以在小刺「红葡萄酒」上添加「黑/红葡萄」「肉 GOOD!」做毛刺,在小刺「白葡萄酒」上添加「适合搭配鱼类」做毛刺。

如果想要继续添加详细信息的话,可以在毛刺的下面继续追加毛毛刺(更小的刺)。

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图 1–2 葡萄酒的基础知识鱼骨笔记示意图

例如,对于毛刺「黑/红葡萄」,可以添加「完整果实(进行发酵)」做毛毛刺,在毛刺「白葡萄」周围可以添加「只用果汁(进行发酵)」。

另外,在书写大刺、中刺、小刺、毛刺、毛毛刺……时,可能会遇到「空间不够写不下了」或是「想要就小刺『法国』的葡萄酒进行更加详细的调查」等情况。

这时候只需要再拿出一张纸,将「法国葡萄酒的基础知识」做成鱼头,开始一个新的鱼骨就好。

这样一来,你是否很好地抓住了如何一边将文章化的信息进行分类和整理,一边将其视觉化的感觉呢?

鱼骨法可以将关于主题的整体内容归纳在一张纸里。

同时,它也能够实现「掌握整体」和「查看局部」。

在这里作为例子的「葡萄酒的基础知识」,到此并没有结束。

如果你自己从维基百科检索了葡萄酒的信息,可以试试根据维基百科的内容将这个鱼骨完成。

只需要整理出这样一张纸,就可以很好地习得关于葡萄酒的基础知识,与人交流时也可以多一个话题了。

一些小心思
相信你已经掌握了鱼骨笔记的书写方法,其实非常简单!

鱼头、背骨、刺、刺……仅此而已。

虽然没有除此以外的规则,但是也可以通过一点小心思来让笔记更完美。

那就是鱼头的朝向和摆放大刺的顺序。

鱼头在左边!
鱼骨法最开始是作为 QC 活动的道具而使用的,前面也介绍过它的别名叫作特性因果图。

如果翻看品质管理等书籍中对特性因果图的介绍,你可能会发现大多数书中的鱼骨图鱼头都是朝右的。

但是,作为「笔记法」使用的鱼骨图,将鱼头画在左侧使用起来会更加方便。这是因为横着写的时候,书写方向是从左向右的。

在阅读一页文书时,大多数人也习惯从左向右阅读。

因此,将鱼头放在左侧,书写起来会更加顺畅,而且更容易一边看着前面的内容一边继续往下写。

正如前文所举的例子,顺着鱼头继续写副主题 1、2、3、4……这样的书写方式可以随时确认前面写下来的内容从而继续往下记笔记。

这一点可以有效地提高记笔记的效率。

为了让主题位于容易看到的位置,建议将鱼头放在左侧。一边看着主题一边记笔记,可以更好地意识到现在正在书写的内容与主题之间的关联性,加深理解。

另外讲点儿题外话,在烤鱼或者是蒸鱼装盘时,将鱼头向左摆放是日本人的礼仪。这是因为将鱼头向左摆放,在用餐时更容易用右手拿筷子取用鱼身,这也是在正式的日式宴会中,地位比较高的人通常坐在左上方的原因。

无论是什么原因,与方便食用相同,方便书写也非常重要。

鱼骨从哪儿开始?
在决定了鱼头的方向后,为了将所有内容都保持在向着主题的方向,我们会将背骨用箭头与鱼头连接起来。

然后,画出作为大刺的副主题,基本上按照自己能想到的顺序即可,作为参考给大家提供几种常见的形式(见图 1–3)。

(1)将优先级或重要程度较高的内容写在离鱼头相对较近的位置(优先级型)
如果已经有一定的想法了,这样的书写方式可以有效表现内容对主题的影响和重要性。

(2)在背骨上方从左向右书写,然后在背骨的下方从左向右书写(并列型)
在开会或是商议事情需要记笔记时,这种笔记方法的好处是可以一边看着前面记录下来的内容,一边做新的记录。

(3)在背骨的上方从左向右书写,然后在背骨的下方从右向左书写(时针型)
基本感觉是从主题(鱼头)开始,再回到主题(鱼头)的状态,优点是笔记的内容不会断开,适用于记录故事性较强的或是讲座类型的笔记。

(4)将对立的内容分别写在背骨的上方和下方(对立型)
例如优点和缺点,自己能做到的事情和做不到的事情、个人与集体、外部环境与内部环境等,将对立的项目以背骨为中心,分别写在背骨的两侧。

这种写法可以在视觉上迅速掌握上下骨量的平衡,也就是相关信息量的平衡。

此外,还有提前决定好副主题,决定配置后根据配置进行书写的形式(框架式)。

如果已经在一定程度上搜集了一些信息,为了不将这些信息忘掉,刚开始可以一直写到大刺。

例如商谈等场合,需要掌握关键人物、预算、需求等信息,提前画好有大刺的鱼骨,可以有效预防信息缺漏。

这里介绍了优先级型、并列型、时针型、对立型等几种类型,但基本原则依然是先将想到的东西原原本本写出来。

就像我们以「葡萄酒的基础知识」为主题所讲解的鱼骨笔记法一样,头、背骨、刺、刺,就这么简单。

虽说方法很简单,但是在记笔记时,搭配以不同的颜色或图画进行视觉化,能够给人留下更加深刻的印象,更利于记忆。

虽说工具只要有纸和笔就行了,但是如果能再多花点心思,就可以让笔记呈现更好的效果。

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图 1–3 大刺的配置方案

试试使用图画!
将作为鱼头的主题或是各个刺上的一些关键词换成图画来表示,印象会更加深刻,更易于记忆。

基本的做法很简单,依然以「葡萄酒的基础知识」为例,可以在上面添加酒瓶或是酒杯的图画,或是以在产地的国名处画出国旗来表示。

这样的操作可以将关键词可视化,与完全的文字罗列相比,给人的印象会更加深刻。即使画得不好看也不要紧。我们只是通过图画这种表现形式,加深自己对这一关键词的印象,能够达到这个目的就行!

因此即使你不擅长画画,也请多尝试一下。

其实我也没有什么绘画才能,刚开始时对这样的操作也很抵触,但后来发现画得不好也有画得不好的好处,那就是容易记忆。

试试使用颜色!
如果已经可以很好地使用图画了,那么与黑白相比,活用各种颜色可以提高鱼骨法的能效。

如果颜色运用得好,鱼骨也会变得更加活灵活现。

不但更易于记忆,也很容易发散思维。

综合使用图画和颜色是一种很好的方法,还有另外一个方法是根据大刺的不同大类使用不同的颜色,这也可以让人印象更加深刻。

此外还可以增加一些简单的规则,例如会议中的笔记,基本内容以黑色来书写,重点内容换成蓝色,有疑问的地方换成绿色,必须要做的事情换成红色,等等,按照颜色进行区分,可以让会议记录的内容更加一目了然。

在面部和背刺那里花些小心思!
迄今为止我们都是写下主题然后框起来作为鱼头的。

在这里也可以花点小心思。在鱼头部位真的画个鱼头,把鱼的脸也画出来,通过喜怒哀乐等情感的表达,让人可以对笔记整体想要表达怎样的内容有个初步印象。

例如,如果用鱼骨法解决来自客人的投诉,那么与画个框框框住「收到投诉」相比,简单地画个生气的鱼脸,就连客人的愤怒也能传达出来了(见图 1–4)。

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图 1–4

此外,在背骨上花点小心思同样可以提高表现力。

不仅是鱼骨图,思维导图等将思考可视化的技法也很容易出现同样的问题,那就是结论不够明了。

在此可以将对于主题(鱼头)的结论(了解的东西、想要表达的内容)写在画得粗一点儿的背骨上。

这样,只需要看到鱼头和背骨,就能迅速掌握这个主题和结论了。

不必过于纠结工具
鱼骨法的基本就是将鱼头、背骨、刺、刺……用笔写在纸上,简单!便利!自由!想写的时候就能写。

因此,不存在不是这样的笔就写不了,或是不是那样大小的纸就写不了的情况。

同时,也可以通过一些特定的工具来发挥自己的个性,确保笔记效果的同时,也让自己记笔记记得更开心。

为了让鱼骨笔记法更容易使用,想要记笔记的时候,手边的传单或者购物小票都能够实现,然而便利的同时也有它的缺点,就是可能会不小心弄丢了。

为了避免这样的情况,鱼骨笔记依然可以记在手边的纸上,在那之后将其贴在笔记本中,做成属于自己的数据库。

此外,在笔的选择上,如果是铅笔的话,易于准备,想要修改时也容易修改。但是从视觉效果上来看,铅笔没有十分突出的效果。

如果有想要强调的内容或是比较重要的内容,可以用带有颜色的笔让黑白的鱼骨图变得更加生动。

强调视觉效果,让记笔记成为有乐趣的事情,也可以增强记忆和理解。

活用框架
说了一些关于工具的话题后,让我们再回到鱼骨笔记的写法上来。

按照鱼头、背骨、刺、刺……的方式来进行书写,是否出现了写着写着就停手了的情况?

这种情况经常出现在画好背骨之后。

「接下来该向着背骨方向画上几根大刺了,画什么项目好呢?」到这里手就很容易停下来。

如果是看书或者是听讲的话,按照书的目录或是讲义的章节,画出大刺的项目并不会很难,但是如果是需要自己想出来的内容,就会变得很难。

在这里,可以选择非常好用的框架格式来解决。

前人的智慧
框架是一种易于思考和总结的格式。

框架来自前人的智慧,「用这样的框架通过这样的角度去思考,可以获得很好的效果」。

实际上,目前已经有很多成熟的框架了。

使用框架进行思考的方法叫作框架思考法。通过框架思考,谁都可以周全地思考问题。

此外,最重要的是掌握了大刺的框架,就可以迅速提高书写笔记的速度。

已经写出了鱼头和背骨,但是不知道如何进行详细的分类,那么就让我们试试来自前人的智慧吧。

有代表性的框架
接下来,给大家介绍几种非常有代表性的框架(见图 1–5)。

(1)5W1H
首先是 5W1H,很多人在学生时代学习英语的时候接触过这种方法。

5W1H 是指 What(何事)、Why(何因)、Who(何人)、When(何时)、Where(何地)、How(何法)。从 5W1H 的观点出发,鱼的大刺需要 6 根。

如果是阅读报纸或者杂志的报道,会发现它们基本上都会包含 5W1H,5W1H 在需要了解现状进行信息收集时,或在解决具体问题时是非常有效的。

(2)人、物、资金、信息
公司的经营资源「人、物、资金、信息」也可以作为一种框架。

可能有人在看到经营资源几个字时会觉得太夸张了,认为其不能成为常用的框架。但其实,在我们的日常生活中,需要进行管理的内容往往也可以按照「人、物、资金、信息」来进行分类。

例如在考虑搬家事宜时,人 = 家庭成员、本人等,物 = 家、车等,资金 = 工资、房租等,信息 = 报纸、互联网等。

(3)SWOT
想要掌握自己或是公司的现状,SWOT 是一种很有效的框架。

SWOT 是指 Strength(优势)、Weakness(劣势)、Opportunity(机会)和 Threat(威胁)。

SWOT 是将自己或公司的内部环境分出优势和劣势,将外部环境分为机会和威胁的思考方式。

如果觉得机会和威胁不是很好理解,把它理解为顺风或是逆风就好。

例如,在想要换工作时,可以将自己的优势、劣势,跳槽时可能碰到的顺风和逆风的原因作为鱼骨图的大刺。

(4)3C
在想要了解商业环境时,使用 3C 框架可以得到很好的效果。

3C 是指 Customer(顾客、市场)、Company(公司)和 Competitor(竞争对手)。

从商业角度来看,了解顾客是第一步,公司需要去思考如何将顾客想要的东西与自己公司的强项相结合。

但是能够为顾客提供满足他们需求商品的公司不止自己一家公司,因此还必须了解竞争对手。

虽然不是孙子兵法,但也要做到知己知彼。

(5)4P
依然是数字与字母的组合缩写,4P 是在思考向顾客提供怎样的价值时经常使用的框架。

4P 是指 Product(产品)、Price(价格)、Promotion(推广)和 Place(渠道)。

4P 也被称为产品营销组合策略,能够将 4 个 P 调整到合适的组合,就能够为顾客提供更契合的价值。

(6)4M
在思考工作现场的问题时,经常会使用 4M 框架。

4M 是指 Man(人)、Machine(机器)、Material(物)、Method(方法)。

鱼骨法最开始作为一种品质管理工具在工作现场使用时,为了能够了解和改善生产现场的状况,会将 4M 作为大刺来使用。

即使不是生产现场,从 4M 的观点来看,将机器替换为设备、设施,将物替换为素材、商品等,就能够在其他工作现场广泛使用了。

(7)进程
在思考大刺的时候,进程框架出人意料地有效。

「期间前、期间、期间后」「过去、现在、未来」「早上、中午、晚上」「购买、生产、物流、销售、售后服务」「订货、出货、请款、回款」等等。

在这些进程中,尤其是「期间前、期间、期间后」可以在很多场合使用。

例如,「会议前必须要做的事情、会议中必须要做的事情、会议后必须要做的事情」等等。

除了在这里介绍给大家的框架之外,还有很多来自前人智慧的框架,感兴趣的读者可以在网上检索「框架思考」或「框架思维」来参考。

在我的另外一本书《最新明了解决问题的实践与构造书》中,也有对 3C、4P、SWOT 等其他框架的介绍和解说。

并不需要大家记住所有的框架方法,推荐大家选择适合自己使用的框架。

框架看上去结构很简单,实际使用起来却会发现它是非常有深度的。

大多数的框架都是有效的,如果能够进行灵活运用,说不定会发现自己平时思考中没有注意到的事情,获得意想不到的效果。

但是框架思考也不是神奇的魔法,不能完全依赖它,而且也不是所有的情况都适合使用框架。

框架不过是在实施鱼骨笔记术时根据目的和需求帮助我们画出大刺的参考手段,可以起到加深思考的作用。

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