知乎盐选会员精选文章你好，我是谢春霖，欢迎来到我的课程《快人一步：个人和团队的 12 次效率升级》。
上一章我们讲了如何提升做一件事的速度，你可以用「八段加速」来逐级提速。
但如果是因为事情太多，忙不过来了，才导致效率变低的，那该怎么办呢？
比如上一章我们提到的王小锤，奶茶店开业了，他的工作变得越来越忙，不仅需要自己参与制作奶茶，还有进销存管理、品质管控、新品研发、人才招募、员工培养、财务结算、营销推广、招商加盟、融资路演、新店寻址等等。
而就在此时，小锤和相恋多年的女友又要结婚了，这还得操办婚礼，比如，选酒店、试婚纱、找婚庆、定流程、采购、布置、邀约宾客……又是一大堆事。
怎么办？小锤焦头烂额，效率变得特别低。
这时，他就需要第四次效率升级，安装一套多任务处理工具，名叫 FOTA。
这套方法一共有 4 个步骤，而 FOTA 就是 4 个步骤的英文首字母：
F:Focus，聚焦要事；
O:Ordering，梳理日程；
T:Three Timelines，三线并进；
A:Adapt to Change，随机应变。
今天我们来详细说一下其中的第一步 Focus，聚焦要事。
第一步：聚焦要事
斯蒂芬·柯维在他的著作《高效人士的 7 个习惯》里提出了「要事第一」这个习惯。他告诉我们，想要提高工作效率，你要把事情先按照它的重要性和紧急程度分成「重要但不紧急，重要且紧急，不重要但紧急，不重要且不紧急」这 4 类。
然后，你要用大部分的时间来做那些「重要但不紧急」的任务，这样「紧急」的任务就会越来越少，而不重要的任务可以授权他人或者直接放弃，这样你的效率就会大大提升！他把这个叫作「时间管理优先矩阵」。
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但问题是，什么才是重要的事情呢？
我们可以把任务大致分成两大类：一类叫作「建设类任务」，一类叫作「运营类任务」。
我们先来说建设类任务。
1. 建设类任务
所谓「建设类任务」就是指那些你要「开启或建造」某个项目的任务。比如说，你要造一栋楼，那么「选址」「买地」「设计」「建造」「装修」等等这些都是建设类任务。
建设的标的有很多，不仅可以是建设一栋楼，也可以是一个 APP，一个团队，还可以是建设自己的知识体系，建设自己的家庭，建设自己的社交圈子，等等，总之，它是你把一个东西从 0 到 1 打造出来的过程。
有一本书叫作《用户体验要素》，它是讲怎么建设一个网站的，但我们可以把其中的核心框架给剥离出来，迁移到任何「建设类」的项目中，小到一篇文章，大到一栋大厦、一个软件系统，你都能通过这个框架，来看清相关任务的主次轻重。
这个核心框架一共有 5 层，从下到上分别是：
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战略层：我为什么要建设这个项目？对方能获得什么？我能获得什么？也就是这个项目的战略定位是什么，它是为什么而存在的。
范围层：在这个系统中需要包含哪些要素？比如要建一个游乐场，那里面需要包含哪些设施，是否要摩天轮、旋转木马、过山车，是否还要肯德基、冰激凌店、消防、巡警、急救中心，等等。
结构层：好，有了这些要素，那么该如何把它们组成一个系统呢？这时候你就需要进行功能布局、结构设计、动线规划等等，把这些内容连接起来，然后出一个设计图或者施工图。
框架层：这里开始，就是用户能直接感触到的部分，比如大楼的水泥墙、楼道、消防、水电等等，比如软件的界面布局、信息排列等等，这个层次相当于未装修的毛坯房。
表现层：最上面的一层，是美化的部分，比如房屋的外墙设计、软装布置，软件的视觉样式，等等，这些是使用者最能直观感受到的部分。
这个就是建设类任务的 5 个阶段。如果你面对的是建设类任务的话，首先应该意识到：建设任务无小事，每个细节都会影响最终的成败，一颗螺丝钉，也许就会毁了整架飞机！
但其中的任务也是有轻重之分的，一颗螺丝坏在哪，带来的影响程度也是不同的：越下面的层次越重要，然后逐级递进。
比如处在「战略层」的任务，就是你最重要的任务，它决定你要建什么，以及为什么要建这个，它是项目的定位，一旦战略层错了，后面的努力都是浪费精力；而「表现层」的重要程度就要低很多，样子好不好，虽然观感上是最直接的，但它却是对最终的成败影响最小的部分。
所以，当你开始做一系列建设类任务时，你可以拿出这个框架来对照一下，你就能很快地辨别出，哪些任务是重要的，哪些任务是不重要的，这样就能更好地分配自己的精力了。
比如，小锤要和女友结婚，「筹备婚礼」就是一个建设类任务，从什么都没有变成一场完美的婚礼。
那小锤需要重点跟进什么任务呢？
首先是战略层，也就是夫妻双方，以及他们的父母对婚礼的要求是什么。比如婚礼的时间、地点、规模、预算；形式是中式还是西式的；需要向来宾们展示一种什么样的氛围，带去什么样的感受；主题是浪漫感动的，还是热辣激情的；场面是尊贵奢华的，还是要低调朴实的。
这些看上去很虚，但它们却是整个婚礼的基石，如果在这个环节上大家达不成共识，那后期就会有无止境的修改、返工，甚至是争吵与伤心。
因此，平衡各方要求，对婚礼的定位达成共识是小锤最重要的任务。
然后是范围层，也就是为了实现「战略层」的这些要求，需要放入哪些「要素」。比如婚礼中需要包含哪些环节，需要哪些道具，需要找什么风格的司仪，需要请哪些亲朋好友，吃什么晚餐，配什么烟酒糖，等等，这是第二重要的任务。
准备好了这两层，整个婚礼就不会跑偏了，如果满分是 100 分，那现在至少拿到了 60 分。
如果时间充裕，小锤当然可以继续往上面的层次走，深入各个细节，但现在时间有限，那么他就可以把剩下的三个层次分包出去，比如：
把「结构层」分包给婚庆的总指挥，让他帮你把这些人、事、物串联起来，变成一个整体；
把「框架层」分包给司仪，让他把所有的环节串联起来，变成一台连贯的晚会；
把「表现层」分包给新娘，让她来决定各个环节的服装配饰、舞台灯光、视频配乐等等。
这样，小锤在整个过程中需要参与的环节就会大大减少，却又能最大程度地确保婚礼的质量。
好，这就是建设类的任务。
然后我们来说运营类任务。
2. 运营类任务
什么是运营类任务？
我在《不平凡的思考力》这套课程中有说过系统性思维的概念。你看得见的人、事、物都叫作「要素」，而把这些「要素」以一定的「关系」组合在一起，并具有某种特定功能的「整体」，就叫作「系统」。
人体是一个系统，APP 是一个系统，公司是一个系统，一幢办公大楼也是一个系统，建设类任务就是从 0 到 1 建设一个系统，而运营类任务就是要保证这个系统能正常甚至更好地运行。
比如说 APP 上线后的技术维护、用户运营、营销推广，公司的日常管理，财务、人事、进销存等等，这些就是运营类任务。
好，看上去运营类任务很多啊，那其中哪些是关键任务呢？
这个时候，你就需要使用「系统性思维」，对项目的运行逻辑进行一次拆解，比如下面是一张锤子奶茶店的运营示意图：（当然，这里我省略了绘制的步骤，具体的方法你可以出门左转，看我《不平凡的思考力》那套课程。）
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好，有了系统图，那关键任务在哪呢？
第一，是能推动增强回路的任务。
一个以增长为目标的系统，最重要的任务，是要找到能推动增长的关键环节，比如这个奶茶店，最重要的是客户量的增长，那么最重要的任务，就是要找到能推动客户量持续增长的环节，对吧？
而要让某个要素，在一个系统中不停地增长，那么它就需要处在一个「增强回路」中。
所谓增强回路，就是一个系统中的 A 能增强 B，而 B 又能反过来增强 A，一个彼此能相互促进的循环，就是增强回路。
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那么奶茶店的「客户量」可以和哪个要素形成增强回路呢？
答案是：宣传量。
宣传量越大，奶茶店的知名度就越高，那买的人就会越多，而买的人越多，奶茶店的现金流就会变得越充足，那小锤就可以拿这些钱去做更多的宣传，这样就形成了一个增强回路。
因此，小锤在运营类任务中的第一个关键任务就出现了，那就是要去做那些能提高「宣传量」的工作，比如去找传统媒体投放广告，去找网红做直播带货，去设计一些能让用户分享裂变的活动，等等，不断地去推动这个增强回路。
可口可乐能保持 100 多年兴盛不衰，核心秘密之一，就是不停地打广告，它的发明人彭伯顿曾经说：「如果我有 25000 美元，我愿意花其中的 24000 美元打广告，再用剩下的 1000 美元进行生产。」
好，这是运营类任务中第一重要的事情：推动增强回路。
第二，是要消除风险因素。
所谓风险因素，就是指会限制系统增长，或者会让整个系统崩溃的因素。
比如在刚才的系统图中你可以看到，奶茶店的风险因素是「次品率」，次品率越高，用户口碑就越差，客户的流失就会越多。
如果对「风险因素」放任不管，那么就会出现更多的负面评价，口碑差了，客户的流失会更加严重；而客户量减少，收入也会减少，没钱打广告，那知名度也会降低，客人来的就更少了……这就进入了一个恶性循环。
所以，运营类任务中，第二重要的事情，是找出系统中的「风险因素」并想办法控制甚至消除掉。
比如，为了解决因「管理复杂度」的增加而带来的「次品率」提升，小锤可以改变分店的经营模式，从加盟变成直管，甚至直营；强化品控，将奶茶的制作从依赖店员的经验变成依赖公司的流程，提供统一的原料供应，提前压缩好茶饮的配方，设立严格的监管机制，等等。
再比如，老化的煤气管道、积油的抽油烟机、损坏的电源电器等等，这些是消防的「风险因素」，如果放任不管就会越来越严重，最终酿成大祸。救火队员虽然很伟大，但那些在平日里，帮我们把危险消灭于无形的检修人员，更值得我们尊敬。
短期的成功靠增长，长期的成功靠安全。
这个就是运营类任务中第二重要的事情：消除风险因素。
好，以上就是 FOTA 中的第一步：Focus，聚焦要事。后面三步我们下节课再讲。
小结
下面我们来小结一下。
小锤的奶茶店生意越来越好，但事情也越来越多，效率随之下降。
如果你也和他一样，整天面对着做不完的任务，那么你就可以使用一套叫作 FOTA 的多任务处理工具，来提升自己的效率，它一共有 4 个步骤，今天我们讲了其中的第一步：
Focus，聚焦要事。
想要提高多任务的处理效率，首先你要学会「要事先做」，把大部分的时间花在重要的事情上。
那么，什么样的事情才是重要的事情呢？有两类：
第一，建设类任务，特别是前三层——战略层、范围层和结构层的任务；
第二，运营类任务，包括能推动增强回路的任务，它决定了你能走多快；以及能消除风险因素的任务，它决定了你能走多远。
课后作业
好，今天留给你的思考题是：如果你打算与某人开启一段亲密关系，那么请问，这件事的战略层、范围层、结构层分别是什么？
期待你的回复，我们下节课再见。